Корпоративный тайм-менеджмент: как подружить персонал со временем

Корпоративный таймменеджмент

Время – невосполнимый ресурс. Мы не в силах им управлять, поэтому научились эффективно его использовать. Мы умеем ставить цели, правильно расписывать планы по их достижению. Но нам по-прежнему сложно взаимодействовать с окружающими людьми, которые не умеют планировать и ценить как свое, так и наше время. Если в семье мы еще можем договориться, то на работе это не всегда выходит. Что же делать, если у вас есть круг подчиненных или коллег, которых вам сложно организовать?

Основой корпоративного тайм-менеджмента является планирование действий каждого из сотрудников компании. Для руководителя крайне важно уметь контролировать передвижение своих подчиненных. Тайм-менеджмент полезен тем, что помогает освободить рабочий день от бесполезных задач и акцентировать внимание на более важных. Однако убедить сотрудников в том, что их рабочее время принадлежит предприятию крайне сложно. На попытки руководителей внедрять штрафы за опоздания или не вовремя выполненную работу, сотрудники отвечают рассеянностью и саботажем. Поэтому эффективнее было бы показать на своем примере, насколько правильно организованный рабочий день ведет к продуктивности.

Не нужно использовать все плюсы планирования времени мгновенно. Начать можно, например, с введения в компанию стандартов проектирования не только самого рабочего дня, но и отдельных задач и проведения совещаний. Корректность планирования времени, четко расставленные приоритеты выполнения задач, а также критерии выполнения этих самых задач позволят избавиться от постоянных авралов на протяжении рабочего дня.

Когда сотрудники перестанут тратить время на неэффективные операции, они автоматически начнут быстрее выполнять свою работу. Поэтому разработка готовых шаблонов и бланков документов, а также упрощение рабочих процедур – очень важный процесс в планировании рабочего времени сотрудников компании. И не менее важно дать работникам почувствовать выгоду от таких нововведений.

Обучение планированию времени упирается часто в проблему мотивации. Если сотрудник опаздывает на работу, то причина, скорее всего не в пробках на дороге. Скорее всего, у него просто не возникло желание прийти вовремя. Еще одна проблема, с которой сталкивается абсолютно каждый – дедлайны. Мы уже знаем, что планирование крайне важно для эффективной работы. Но порой, когда приходит время приступить к реализации списка задач, ваши сотрудники могут откладывать их, дотягивать выполнение до последней минуты, а бывает и вовсе срывать сроки. Как организовать их, чтобы работа выполнялась вовремя?

Все привыкли выставлять один дедлайн, но куда эффективнее было бы сделать три срока сдачи работ. Первый – предупредительный (синий дедлайн), который на полпути к сдаче проекта показывал бы уровень его готовности. Так руководитель сможет проверить, насколько все готово. Следующий – красный дедлайн, когда сделано, например, 90 %, а сдача проекта завтра-послезавтра. И последний – дедлайн черного цвета. Например, сдать нужно во вторник к 12, но вы хотите получить от сотрудников готовую работу к 10 часам. И вы, как руководитель, должны понимать, что подчиненным лучше указывать дедлайн на час-два раньше того времени, когда вам нужен готовый проект.

Для того чтобы приучить сотрудников планировать, руководитель должен определить самые повторяющиеся действия и регулировать их по частоте и по времени. Очень полезно было бы создать определенное расписание для таких действий. Не стоит забывать о контроле работы с почтой – приходящие письма не должны отвлекать сотрудников. Кроме этого, нужно ввести паузы в работе и следить за соблюдением работниками их расписания.

Помните о том, что руководитель, который требует от подчиненных пунктуальности и планирования своего времени, сам не срывает сроки и приходит вовремя на встречи.

Мотивация сотрудников напрямую зависит от вас и отношений внутри компании. Вы можете заставить их, но куда эффективнее будет правильно определить цели, достижение которых было бы полезно и вам, и вашим работникам. Попытайтесь понять, как вы можете объединить ценности ваших сотрудников с вашими личными. Так работники будут заинтересованы в успехе и реализации поставленных планов, и ваша цель станет их целью.

pogorileckaya

 

  • Алена Погорилецкая - бизнес-тренер,
  • Ведущий специалист по целеполаганию, тайм-менеджменту и работе с личной эффективностью;
  • Трансформационный коуч и НЛП-мастер международной сертификации;
  • Собственник флористического оффлайн-магазина "Одуванчик", онлайн магазина женских украшений флеш-таттуировок "Gold-tattoo" и магазина женского нижнего белья "Lusso-Lingerie"
  • Персональная страница в Facebook

 

 


 

Подпишитесь на новости бизнеса и статьи Национального тренингового агентства!


Рекомендуем почитать:

Рекомендуем посетить тренинг: