Из опыта могу сказать, что большинство проблем на складе вызваны отношением к нему только как к месту хранения и частичной обработки товаров. Между тем, склад — сложное производство, управление которым можно представить в виде следующих процессов:
- управление персоналом;
- управление грузопотоками;
- управление товарными запасами;
- управление производственными мощностями (оборудование, здания/строения, другое).
Так как все процессы на складе протекают не обособленно, а в тесной взаимосвязи, для управления ими нужна программа, в которой бы все процессы находили отображение. Такая программа должна функционировать как составная часть корпоративной системы управления компанией, для чего на стадии ее создания проводят структуризацию информационных ресурсов компании и определяют "узловые точки" будущей системы — функциональные рабочие места.
Создавая корпоративную систему, нужно формализовать все процессы на складе: определить нормы расхода времени, основного сырья, вспомогательных материалов, единиц обработки, нормы амортизации оборудования и трудозатрат. Процесс создания системы управления можно представить в несколько этапов.
Пошагово — к оптимальной системе учета
Шаг 1. Необходимо определить единицы измерения товара с момента его "входа" на складскую обработку и хранение до момента выхода из склада: единица отпуска товара от производителя, единица складского прихода, единица складского хранения, единица складского расхода и прихода по торговой точке, единица учета и расхода в торговой точке. Это необходимо, поскольку некоторые из учетных единиц изменяются номинально по несколько раз. Например, если мы говорим о складе ресторана, майонез:
- отпускается поставщиком в пластиковых ведрах,
- принимается на склад в литрах (так как оплата производится за литры),
- учитывается во время хранения в килограммах,
- отпускается партиями (в килограммах, но уже определяется количество порций),
- приходуется и расходуется в заведении в порциях.
Кроме того, часть товаров на входе имеет весовые единицы измерения, а на выходе штучные (и наоборот), некоторые группы товаров принимаются поштучно, а отпускаются "на вес", и так далее. Для каждого сочетания вход-выход необходимо определить собственную последовательность операций.
Еще одна особенность, на которую следует обратить внимание на этом этапе: количество порций одного и того же ингредиента в идентичной упаковке от поставщика может меняться с течением времени в соответствии с изменением технических возможностей весового оборудования поставщика.
Например, хлебобулочные изделия отпускаются хлебозаводом в килограммах, но определенное количество килограммов в одном периоде соответствует 10 булочкам, а в другом —11-ти или 9-ти.
Шаг 2. Команда проекта разрабатывает информационные ресурсы предприятия (структурные базы данных по всем объектам, с которыми оперирует компания).
Шаг 3. Разработка структуры документов (включая терминологию рассматриваемых объектов), выстраиваются потоки документооборота, а также разрабатывается система «встречных» документов.
Система «встречных» документов подразумевает следующий принцип работы: когда сотрудник заканчивает работу (процесс), он закрывает документ в информационной системе. Как только документ закрыт – он (документ) попадает к следующему сотруднику на его Функциональное рабочее место, и это означает, что он должен начать свою часть работы. Таким образом фиксируется как время работы каждого сотрудника, так и время простоев.
Документы и документооборот
Для начала определимся с основными терминами. Документ - определенный набор информации, который отличается максимальной простотой и автоматизацией заполнения форм. Документы создаются на базе структурных справочников и классификаторов, всегда авторизуются, централизовано сохраняются, имеют максимальный и минимальный сроки хранения. Все документы, циркулирующие в системе, можно разделить на:
- рабочие;
- статистические;
- административные.
Рабочие документы в свою очередь делятся на два вида: внутренние и внешние. К первым можно отнести различного рода "Задания", "Заказ-наряды", "Внутренние Заказы" (1-ая группа) и "Паспорта", "Отчеты", "Журналы" (2-ая группа, регламентирующая переход ответственности). Внешними документами можно считать различного рода счета, счет-фактуры, товарно-транспортные накладные.
Статистические документы представляют собой базы данных, структура которых определяется на основе классификаторов.
Административные документы — это, прежде всего, приказы, распоряжения по организации работ, распоряжения по персоналу и т.п. Под товаром в структуре документа фигурирует номенклатурная единица, имеющая определенный набор свойств (которые указываются в ее паспорте). Основные свойства товара описываются при помощи классификатора.
Контрагентом считается определенный набор свойств, указанных в паспорте.
Способы формирования документов представлены на схеме:
Как видно из этой схемы, качество документов и надежность информации в них зависит от того, насколько точно и правильно определены и классифицированы свойства всех субъектов деятельности компании. Для хранения такой информации создаются структурные справочники и классификаторы товара.
Наличие справочников и классификаторов позволяет переходить к оформлению технического задания по созданию системы учета и контроля на складе.
Первоначально разрабатывается подсистема "Учет", которая включает следующие элементы корпоративной информационной системы:
- классификатор номенклатуры;
- классификатор контрагентов;
- классификатор транспортных средств;
- структура базы данных номенклатуры;
- структура базы данных контрагентов;
- структура базы данных транспортных средств;
- структура документов по приходу и расходу товаров;
- подсистема "складской учет".
Все элементы должны быть связаны между собой информационными потоками, структура которых определяется классификаторами и базами данных.
Так как информационная система строится на основании функциональной структуры компании, то и переход управленческих и контрольных функций в ней на уровень начальника склада (функциональное рабочее место начальника склада) происходит аналогично функциональной структуре.
Следующим — третьим — уровнем управления в системе является уровень специалистов по закупкам.
Все функциональные рабочие места создаются по единым принципам; сначала разрабатываются справочники и классификаторы, необходимые для работы данного специалиста, затем, на основе структурных справочников и классификаторов создаются базы данных (корпоративные информационные ресурсы), и только после этого — система внутренних заказов (внутренний хозрасчет).
К определению структуры классификации товаров входящих, исходящих, поставщиков товаров, поставщиков услуг, оборудования, покупателей товаров ни в коем случае нельзя подходить с позиций только бухгалтерского учета (основывать ее на данных, поддающимся бухгалтерскому исчислению и согласовывать с ними процесс контроля и управления). Система, основанная только на данных бухучета, не дает полной картины и носит бессистемный, фрагментарный характер.
Согласно техническому заданию (на основании корпоративных информационных ресурсов и системы внутренних заказов) разрабатывается система учета и управления этими ресурсами. Последовательность этого процесса следующая:
- Создание классификаторов и справочников.
- Определение корпоративных информационных ресурсов.
- Построение системы внутреннего взаимодействия.
- Оперативное управление процессами.
Создание каталогов и баз данных
Думаю, никто из читателей не сомневается в том, что ни АВС или XYZ-анализ, любые другие аналитические методы не будут работать в том случае, если оперируют некорректными или обобщенными данными.
Поэтому хотела бы еще раз подчеркнуть важность разработки структуры классификаторов ингредиентов (входящие потоки) с учетом всех основных законов классификации.
В ходе этого процесса должна быть четко определена цель построения классификатора (так как одно и то же множество объектов может быть отнесено к разным категориям), а сам он должен строится ТОЛЬКО как развивающаяся система с учетом того факта, что количество классифицируемых объектов и их свойств имеет тенденцию со временем увеличиваться. В качестве примера приведу классификатор, имеющий 11 уровней свойств классификации ингредиентов.
При определении уровней деления рассматриваются все возможные свойства ингредиента, определяются группы общих, однородных свойств, устанавливается иерархия групп. Каждый уровень деления включает определенное количество свойств .
При разработке классификатора учитываются не только те группы свойств, которые нужны или используются в данный момент, но и все возможные группы свойств рассматриваемого товара. В том же примере с рестораном — ингредиентов, из которых в дальнейшем составляется блюдо). Соблюдая такие принципы, созданиется паспорт каждого ингредиента , а из совокупности всех паспортов ингредиентов — базы данных или каталога .
В паспорте ингредиента указываются все его классификационные свойства, специфические характеристики, отражается список документов, необходимых для его реализации .
Настоятельно рекомендую включать в паспорт ингредиента акт порционирования с протоколами тестирования качества поставки, определения последовательности единиц учета описываемого ингредиента, а также сопутствующую им информацию .
Вся информация, заносимая в Паспорт, должна регулярно обновляться, а процессы по ее обновлению — быть жестко регламентированными. Для всех ингредиентов устанавливаются сроки тестирования, в каждом случае определяется порядок и условия тестирования ингредиента, информация по тестированию вводится централизовано в учетную систему.
Состав комиссии, которая занимается порционированием ингредиента, также записывается в акт.
В специальных полях описывается цель порционирования, ход всего процесса, заключение по нему. С целью установки жестких параметров порции и нормирования процессов подготовки блюда порционирование расписывается в специальном протоколе.
Структура этого документа позволяет описать формально процесс порционирования ингредиента с указанием всех операций, а также их параметров (температуры и времени обработки, оборудования для обработки и т.д.).
При определении параметров порции тестируется несколько единиц закупки, затем, после указания результатов каждого теста определяется норматив по количеству порций для ингредиента на определенный период времени. Также при тестировании фиксируются геометрические размеры ингредиента — длина, ширина, диаметр, другое, что важно с точки зрения логистики (для расчета общего необходимого пространства для хранения)и определения размеров порции .
Для каждого ингредиента определяется последовательность измерения с момента закупки до момента его использования при приготовлении блюда. Если хотя бы одна единица измерения меняется по каким-то причинам, это обязательно фиксируется в Паспорте (при этом для каждой единицы измерения определяется количество порций). Благодаря этому при изменении общего количества порций ("выход" относительно "входа") становится возможным выявить, на каком этапе и при каком преобразовании происходят изменения. В этом случае возможно вести учет не только по последнему преобразованию ингредиентов в блюдо, но и начиная с любого из указанных преобразований. Кроме того, становится доступным определение в любых единицах измерения той части ингредиента, которая попадает в блюдо.
Так как все ингредиенты имеют собственных поставщиков, паспорт должен быть создан и по каждому поставщику. В таком паспорте описывается подробный маршрут проезда до/от поставщика (с указанием промежуточных точек), указывается разница между зимним и летним маршрутом, все предусмотренные остановки (например, досмотр груза на границе). Чем точнее описаны маршруты, тем лучше можно прогнозировать и просчитывать логистические издержки. Даже при доставке товара самим поставщиком описание маршрутов необходимо для оценки правильности выставления поставщиком счетов по транспортировке.
В паспорте каждого поставщика описываются его ресурсы, возможные поставки и поставки товара в соответствии с договором. Это необходимо для того, чтобы иметь возможность при необходимости оценить фактические поставки и сравнить потенциал поставщиков, провести анализ рынка поставщиков.
Благодаря такому паспорту предприятие получает возможность описывать и учитывать входящие потоки с точки зрения товара (принимая во внимание поставщиков и товар) и с точки зрения поставщиков этого товара. При наличии собственного транспортного парка на предприятии такие же принципы применяются и для построения базы данных по транспортным средствам. Если же задействуется наемный транспорт, то формируется база данных по поставщикам эскпедиторско- транспортных услуг и т.д.
Все исходящие потоки также должны быть структурированы, для решения этой задачи создается классификатор готовой продукции (в нашем же случае с предприятием быстрого питания это классификатор блюд). В нем предполагается иметь 14 уровней классификации .
Если ингредиент употребляется как самостоятельное блюдо (например, бутылка с напитком), то в базе данных ингредиентов он описывается с использованием классификационных признаков ингредиентов, а в базе данных блюд — с использованием классификационных признаков блюд.
На каждое блюдо также составляется свой паспорт, в котором фигурируют паспорта каждого из ингредиентов.
Создав базу данных по всем блюдам, в итоге получим ассортиментный каталог, содержащий всю информацию о блюдах и об ингредиентах, входящих в их состав.
Таким образом, все действия с продуктами на складе предприятия быстрого питания отображаются в паспортах соответствующих ингредиентов. И благодаря этому анализ продаж можно проводить не только по каждому блюду, но и по любой совокупности свойств блюд и ингредиентов.
Владелец при такой системе получает информацию о всех входящих и исходящих товаропотоках, систему согласованных "встречных" документов. Информация становится полной, достоверной и практически бесценной, и может быть успешно использована отделами маркетинга, логистики, закупок, продаж, финансового контроля и т.д.
Так стоит ли ждать еще 100 лет, чтобы решить очевидную проблему с учетом?
- Елена Павлова - ведущий международный специалист в области оптимизации затратных частей бизнеса;
- лауреат премии "Лучший менеджер по логистике"
- Кандидат экономических наук,
- генеральный директор компании "Тренд"
Подпишитесь на новости бизнеса и статьи Национального тренингового агентства!
